Nebenkostenabrechnung als Vermieter richtig erstellen

Q: Wer trägt die Heizkosten für eine leer stehende Wohnung?

Die Vermieterschaft. Art. 7 Abs. 1 VMWG bestimmt, dass die Heizungskosten für nicht vermietete Wohn- und Geschäftsräume der Vermieter trägt. Eine gestaffelte Sonderregel in Absatz 2 greift nur, wenn keine Geräte zur Erfassung des Wärmeverbrauchs installiert sind und die Räume nachweisbar nur zur Verhinderung von Frostschäden geheizt wurden.

Kurz gesagt

Als Vermieter dürfen Sie Nebenkosten nur verrechnen, wenn Sie das im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart haben. Fehlt die Abrede, sind alle Leistungen im Nettomietzins inbegriffen.

Jede verrechnete Position muss im Vertrag einzeln aufgeführt sein. Sammelbezeichnungen wie «übrige Nebenkosten» sind nach der Darstellung der Zürcher Gerichte unbeachtlich.

Eine gesetzliche Frist von sechs Monaten für die Nebenkostenabrechnung gibt es nicht. Die Verordnung verlangt, dass Sie jährlich mindestens einmal abrechnen (Art. 4 Abs. 1 VMWG).

Die Verwaltungskosten für das Erstellen der Abrechnung dürfen Sie anrechnen. Reparatur und Erneuerung der Heizungsanlage dagegen nicht.

Steht eine Wohnung leer, tragen Sie die Heizkosten dafür selbst (Art. 7 Abs. 1 VMWG). In der statistischen Region Oberland ist die Leerwohnungsziffer die höchste im Kanton Zürich.

Die Nebenkostenabrechnung gilt als Fleissarbeit. Teuer wird sie trotzdem, weil der entscheidende Fehler Jahre vorher passiert, an einer Stelle, an die im Januar beim Zusammenrechnen niemand denkt: im Mietvertrag. Wer als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellt, rechnet ab, was er vereinbart hat, und nicht, was er ausgegeben hat. Das ist ein Unterschied, und er kostet in der Praxis Geld.

Ich gehe die Rechtslage der Reihe nach durch. Der Teil, der im Zürcher Oberland besonders ins Gewicht fällt, steht am Schluss: der Leerstand.

Was in der Schweiz als Nebenkosten gilt und was im Mietzins steckt

Die Gerichte des Kantons Zürich fassen die bundesrechtliche Lage auf ihrer Themenseite zu den Nebenkosten so zusammen: «Nebenkosten sind eine besondere Art Mietzins für Leistungen des Vermieters, die mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen (Art. 257a Abs. 1 OR).»

Eine besondere Art Mietzins: Damit brauchen Nebenkosten dieselbe Grundlage wie der Mietzins selbst, nämlich eine Vereinbarung. Auf derselben Seite steht deshalb: «Wo keine Nebenkosten ausgeschieden sind, sind alle Leistungen des Vermieters im Nettomietzins inbegriffen. Eine gesonderte Verrechnung von Nebenkosten bedarf einer ausdrücklichen Abrede im Mietvertrag (Art. 257a Abs. 2 OR).»

Die verbreitete Vorstellung lautet: Heizung, Wasser und Hauswart fallen ja ohnehin an, also zahlt sie, wer wohnt. Das Gesetz sieht es andersherum. Ohne Abrede zahlen Sie.

Welche Nebenkosten darf ich als Vermieter verrechnen?

Verrechnen dürfen Sie Leistungen, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen und die im Mietvertrag ausdrücklich und einzeln vereinbart sind. Die Zürcher Gerichte nennen als Beispiele Heiz- und Warmwasserkosten oder Kabelnetzgebühren. Nicht in Frage kommen Gebäudeversicherungsprämien und Hypothekarzinsen: Sie hängen nicht mit dem Gebrauch zusammen, sondern mit dem Eigentum.

Diese Abgrenzung ist der Kern. Alles, was Ihre Liegenschaft betrifft, weil sie Ihnen gehört, tragen Sie. Alles, was sie betrifft, weil jemand darin wohnt, können Sie überwälzen, sofern Sie es vereinbart haben. Die Versicherungsprämie läuft weiter, auch wenn die Wohnung leer steht. Das Warmwasser nicht.

Für die Heiz- und Warmwasserkosten enthält die Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG, SR 221.213.11) einen ausdrücklichen Katalog. Für die übrigen Nebenkosten gibt es keinen solchen abschliessenden Katalog im Verordnungstext; hier entscheidet der Grundsatz aus Art. 257a OR zusammen mit dem, was Sie im Vertrag aufgeführt haben. Auf diesen Katalog kommen wir gleich zurück. Er ist lang und sehr konkret.

Der häufigste Fehler steht im Mietvertrag, nicht in der Abrechnung

Wenn eine Nebenkostenabrechnung beanstandet wird, schauen die wenigsten zuerst in den Mietvertrag. Sie sollten es tun, denn dort liegt der Fehler fast immer.

Die Zürcher Gerichte formulieren die Anforderung deutlich: «Dabei müssen die separat verrechneten Leistungen einzeln genau aufgeführt werden. Sammelbezeichnungen sind unbeachtlich.»

Unbeachtlich heisst: Sie können sich nicht darauf berufen. Eine Vertragsklausel, die neben Heizung und Warmwasser noch «und übrige Nebenkosten» nennt, trägt diese übrigen Positionen nicht. Wer daraufhin jahrelang Kehrichtgebühren oder Hauswartleistungen abgerechnet hat, hat sie auf einer Grundlage abgerechnet, die keine ist.

Der zweite Teil des Problems ist die Reparatur. Denn dieselbe Seite hält fest: «Die nachträgliche Ausscheidung von Nebenkosten ist nur durch eine Vertragsänderung möglich.» Und wenn dabei insgesamt eine Mehrbelastung für die Mietpartei herauskommt, muss das Verfahren für Mietzinserhöhungen eingehalten werden. Sie können eine vergessene Position also nicht einfach ab der nächsten Abrechnung mitlaufen lassen.

Ich sage das bewusst so direkt, weil es der Punkt ist, an dem eine Übernahme unangenehm beginnen kann. Ältere Mietverträge enthalten häufig eine sehr knappe Nebenkostenklausel. Unangenehm wird es dort, wo sich herausstellt, dass ein seit Jahren selbstverständlich verrechneter Posten auf wackligem Grund steht. Die saubere Lösung ist dann eine Vertragsänderung, keine bessere Excel-Tabelle.

Ein konstruiertes Beispiel zeigt den Ablauf. Nehmen wir ein Mehrfamilienhaus mit sechs Wohnungen. Der Mietvertrag stammt aus einer alten Vorlage und nennt unter den Nebenkosten «Heizung, Warmwasser und übrige Nebenkosten». Abgerechnet werden seit Jahren zusätzlich die Kehrichtgebühren und der Hauswartdienst.

Die Frage ist dann nicht, ob diese Kosten anfallen. Sie fallen an. Die Frage ist, ob die Klausel sie trägt. Nach der Darstellung der Zürcher Gerichte trägt sie nur, was einzeln aufgeführt ist, und «übrige Nebenkosten» ist genau die Sammelbezeichnung, die dort als unbeachtlich bezeichnet wird.

Das Vorgehen: jede abgerechnete Position gegen den Vertrag halten. Was einzeln genannt ist, bleibt. Was nur unter der Sammelbezeichnung lief, gehört aus der Abrechnung heraus, bis eine Vertragsänderung es aufnimmt. Führt diese Änderung insgesamt zu einer Mehrbelastung, ist das Verfahren für Mietzinserhöhungen einzuhalten. Was dieses Verfahren im Einzelnen verlangt, ist eine Rechtsfrage. Auskunft geben die Schlichtungsbehörde Ihres Bezirks und eine Fachperson im Mietrecht.

Das Ergebnis wäre unbequem und trotzdem das bessere: Zwei Positionen fielen für diese Periode weg, dafür wäre ab der Änderung jede verbleibende belegbar. Vorher war sie das nicht. Sie war nur noch nicht bestritten.

Reparierbar ist der Fehler also, und je früher man ihn findet, desto einfacher. Wenn Sie ohnehin gerade prüfen, welche Unterlagen für die Bewertung Ihrer Liegenschaft vollständig sind, ist das ein guter Moment, die Mietverträge gleich mit anzuschauen.

Zwischenfazit: Die Abrechnung kann nur einlösen, was der Vertrag hergibt. Prüfen Sie zuerst, ob jede Position, die Sie verrechnen, im Mietvertrag einzeln genannt ist. Sammelbezeichnungen tragen nichts.

Steht die Vertragsgrundlage, bleibt die Frage, wie Sie die Kosten überhaupt erheben.

Akontozahlung oder Pauschale: zwei Wege, zwei Pflichten

Das Schweizer Recht kennt zwei Wege, und der Unterschied endet nicht bei der Frage, ob am Jahresende abgerechnet wird.

Bei der Akontozahlung leistet die Mietpartei monatliche Vorauszahlungen, und Sie rechnen am Ende der Periode ab. Es gibt eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Bei der Pauschale zahlt die Mietpartei einen fixen Betrag, und damit ist die Sache erledigt: keine Abrechnung, keine Nachforderung, kein Guthaben.

Für beide gilt derselbe Massstab. Die Zürcher Gerichte halten fest, dass Pauschale wie Akontozahlung nach Art. 257b Abs. 1 OR den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen müssen. Eine Pauschale ist also eine Schätzung mit Vorgabe: Nach Art. 4 Abs. 2 VMWG muss die Vermieterschaft, wenn sie die Nebenkosten pauschal erhebt, «auf Durchschnittswerte dreier Jahre abstellen».

	Akontozahlung	Pauschale
Abrechnung nötig?	Ja, jährlich mindestens einmal (Art. 4 Abs. 1 VMWG)	Nein
Grundlage der Höhe	tatsächliche Aufwendungen (Art. 257b Abs. 1 OR)	Durchschnittswerte dreier Jahre (Art. 4 Abs. 2 VMWG)
Nachzahlung möglich?	Ja	Nein
Guthaben möglich?	Ja	Nein
Wer trägt eine Preissteigerung?	die Mietpartei, über die Abrechnung	Sie, bis zur nächsten Vertragsanpassung
Aufwand für Sie	höher: Belege sammeln, verteilen, abrechnen	tiefer, dafür ohne Korrekturmöglichkeit

Meine Einschätzung nach der Praxis: Die Pauschale wirkt bequem und ist es in ruhigen Jahren auch. Sobald die Energiepreise sich bewegen, wird sie zum Klumpenrisiko, weil die Differenz vollständig bei Ihnen bleibt. Das bleibt eine Beobachtung aus der Bewirtschaftung. Rechtsauskunft ist es keine. Welche Variante für Ihren Vertrag die richtige ist, klären Sie mit einer Fachperson oder im Zweifel mit der Schlichtungsbehörde.

Ein Detail, das immer wieder für Ärger sorgt, ist die Frage, wie verlässlich die Akontobeträge sind. Die Zürcher Gerichte verweisen dafür auf zwei Entscheide des Bundesgerichts (BGE 132 III 24 sowie BGer 4A_339/2018 vom 29. Januar 2019). Wie weit sich Ihre Mietpartei auf die Höhe der Akontobeträge verlassen darf, lässt sich damit nicht pauschal beantworten und gehört an eine Fachperson. Und praktisch rate ich dazu, die Akontobeträge realistisch anzusetzen und beim Vertragsabschluss offen zu sagen, worauf sie beruhen. Eine Nachzahlung, mit der niemand gerechnet hat, kostet Sie mehr an Vertrauen, als sie einbringt.

Welche Positionen überhaupt in die Abrechnung dürfen, steht als Nächstes.

Welche Positionen Sie anrechnen dürfen und wie Sie sie verteilen

Jetzt zum Katalog. Für die Heiz- und Warmwasserkosten ist die Verordnung ungewöhnlich konkret. Anrechenbar sind nach Art. 5 Abs. 1 VMWG die tatsächlichen Aufwendungen, «die mit dem Betrieb der Heizungsanlage oder der zentralen Warmwasseraufbereitungsanlage direkt zusammenhängen». Absatz 2 zählt sie einzeln auf.

Anrechenbar (Heiz- und Warmwasserkosten, Art. 5 Abs. 2 VMWG):

Position	Fundstelle
Brennstoffe und Energie, die verbraucht wurden	lit. a
Elektrizität zum Betrieb von Brennern und Pumpen	lit. b
Betriebskosten für Alternativenergien	lit. c
Reinigung der Heizungsanlage und des Kamins, Auskratzen, Ausbrennen und Einölen der Heizkessel, Abfall- und Schlackenbeseitigung	lit. d
Periodische Revision der Heizungsanlage samt Öltank, Entkalken von Warmwasseranlage, Boiler und Leitungsnetz	lit. e
Verbrauchserfassung und Abrechnungsservice für die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung, Unterhalt der nötigen Apparate	lit. f
Wartung	lit. g
Versicherungsprämien, soweit sie sich ausschliesslich auf die Heizungsanlage beziehen	lit. h
Verwaltungsarbeit, die mit dem Betrieb der Heizungsanlage zusammenhängt	lit. i

Nicht anrechenbar (Art. 6 VMWG): die Reparatur und Erneuerung der Anlagen (lit. a) sowie deren Verzinsung und Abschreibung (lit. b).

Halten Sie diese beiden Listen nebeneinander, sehen Sie die Logik. Der laufende Betrieb ist überwälzbar, die Substanz nicht. Die Wartung der Heizung zahlt, wer heizt. Der neue Brenner zahlt, wem er gehört. Und weil das eine so nah beim anderen liegt, entsteht hier ein häufiger Fehler in Abrechnungen: Die Handwerkerrechnung nach einem Defekt landet unter «Unterhalt Heizung» in der Abrechnung, obwohl sie eine Reparatur ist.

Art. 6 VMWG gilt ausschliesslich für Heizungs- und Warmwasserkosten. Die Sachüberschrift sagt es, der Verordnungstext auch. Sie können daraus keine allgemeine Regel für sämtliche Nebenkosten ableiten. Für die übrigen Positionen bleibt der Massstab aus Art. 257a OR: Hängt die Leistung mit dem Gebrauch zusammen, und steht sie einzeln im Vertrag?

Zwei Bestimmungen, die oft falsch wiedergegeben werden

Beide deshalb hier im Wortlaut.

Art. 4 Abs. 3 VMWG: «Die für die Erstellung der Abrechnung entstehenden Verwaltungskosten dürfen nach Aufwand oder im Rahmen der üblichen Ansätze angerechnet werden.»

Art. 5 Abs. 3 VMWG sagt dasselbe für die Wartungs- und Verwaltungskosten der Heizungsanlage.

Verbreitet ist die Annahme, Verwaltungskosten seien grundsätzlich nicht überwälzbar. In dieser Pauschalität stimmt das nicht. Die Kosten für das Erstellen der Abrechnung und die Verwaltungsarbeit rund um den Heizungsbetrieb sind ausdrücklich anrechenbar. Die Verordnung führt die allgemeine Verwaltung der Liegenschaft ihrerseits nicht unter den anrechenbaren Kosten auf. Wo im Einzelfall die Grenze verläuft, gehört an eine Fachperson oder an die Schlichtungsbehörde.

Drei Fragen, bevor Sie eine Position in die Abrechnung aufnehmen:

Hängt diese Leistung mit dem Gebrauch der Mietsache zusammen, oder mit meinem Eigentum daran? Läuft die Kostenposition weiter, wenn niemand in der Wohnung wohnt, gehört sie zu Ihnen.
Steht sie im Mietvertrag einzeln und namentlich? Eine Sammelbezeichnung genügt nicht.
Ist es Betrieb oder Substanz? Wartung, Reinigung und Verbrauch sind Betrieb. Reparatur, Ersatz und Erneuerung sind Substanz.

Dreimal Ja, dann kann die Position in die Abrechnung.

Eine Eigenheit, die im Zürcher Oberland regelmässig für Rückfragen sorgt: Kehricht-, Wasser- und Abwassergebühren werden von den Gemeinden erhoben. Wie sie berechnet und fakturiert werden, unterscheidet sich deshalb von Gemeinde zu Gemeinde, auch innerhalb der Bezirke Hinwil, Uster und Pfäffikon. Für Ihre Abrechnung heisst das: Die Position sieht bei zwei sonst vergleichbaren Liegenschaften anders aus. Massgebend ist die Gebührenordnung Ihrer Standortgemeinde, nicht ein Erfahrungswert aus der Nachbargemeinde.

Sichtbar wird diese Systematik beim Heizungsersatz. Weicht in einem Mehrfamilienhaus aus den Sechziger- oder Siebzigerjahren die Ölheizung einer Wärmepumpe oder einem Fernwärmeanschluss, verschwindet die Position der verbrauchten Brennstoffe, und an ihre Stelle treten Elektrizität und Betriebskosten der Alternativenergie (Art. 5 Abs. 2 lit. a bis c VMWG). Der neue Wärmeerzeuger bleibt Ihre Investition: Verzinsung und Abschreibung sind nach Art. 6 lit. b VMWG nicht anrechenbar.

Für die Sonderfälle gibt es jüngere Bestimmungen: Art. 6a VMWG den Bezug aus einer nicht zur Liegenschaft gehörenden Zentrale, Art. 6b VMWG den Zusammenschluss zum Eigenverbrauch und Art. 6c VMWG das Energiespar-Contracting, dessen Kosten «während höchstens 10 Jahren» verrechnet werden dürfen und den eingesparten Energiebetrag nicht übersteigen. Wer über eine Sanierung oder eine Photovoltaikanlage nachdenkt, sollte sie kennen, bevor die Verträge stehen.

Wie Sie die Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilen

Die VMWG nennt für die übrigen Nebenkosten keinen Verteilschlüssel; welcher gilt, ist deshalb in erster Linie eine Vertragsfrage, und beurteilen kann sie eine Fachperson oder die Schlichtungsbehörde. Verlangt ist zweierlei: Die verrechneten Beträge müssen den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen (Art. 257b Abs. 1 OR, so die Darstellung der Zürcher Gerichte), und bei der Heizungskostenrechnung muss die Mietpartei die detaillierte Abrechnung und Aufteilung erhalten oder wenigstens den Hinweis, dass sie sie verlangen kann (Art. 8 Abs. 1 VMWG).

Das ist die zweite Stelle, an der sich Sorgfalt beim Vertragsabschluss auszahlt.

In der Bewirtschaftung begegnen einem im Wesentlichen fünf Schlüssel:

Schlüssel	Bezugsgrösse	Wofür er in der Praxis verwendet wird
Fläche	die im Mietvertrag festgehaltene Fläche der Einheit	allgemeine Betriebskosten, Hauswart, Gartenunterhalt
Zimmerzahl	Zimmer in halben Schritten	einfachere Liegenschaften ohne Flächenaufnahme
Personen	gemeldete Personen je Einheit	Wasser, Abwasser, Kehricht
Verbrauch	Ablesung an installierten Geräten	Heizung und Warmwasser, wo eine Verbrauchserfassung besteht
gleiche Teile	Anzahl Einheiten	Positionen unabhängig von der Grösse, etwa Kabelnetzgebühren

Neben dem Schlüssel steht eine zweite Entscheidung an, die viele nie bewusst treffen: die Abrechnungsperiode. Das Kalenderjahr hat den Vorteil, dass die Gemeinde- und Energieabrechnungen ohnehin auf dieses Raster laufen. Ein Heizjahr, etwa vom 1. Juli bis zum 30. Juni, hält dafür eine Heizperiode am Stück zusammen, statt sie auf zwei Abrechnungen zu verteilen. Welche Periode für Sie gilt, ergibt sich aus Ihrem Mietvertrag. Ob und wie sie sich umstellen lässt, ist wiederum eine Vertragsfrage. Praktisch zählt vor allem, dass die Periode festgehalten ist und nicht von Jahr zu Jahr wechselt.

Zwei weitere Dinge sind erfahrungsgemäss heikel.

Das eine ist der Wechsel des Schlüssels. Ein Verteilschlüssel, der jedes Jahr ein anderer ist, wird für die Mietpartei unlesbar, und ob er überhaupt geändert werden kann, ist eine Vertragsfrage. Sie klärt eine Fachperson oder die Schlichtungsbehörde.

Das andere ist die unterjährige Mutation. Zieht jemand im März aus und im Mai jemand ein, ist einiges zu klären:

Die Abrechnungsperiode wird üblicherweise nach Kalendertagen auf beide Mietverhältnisse aufgeteilt.
Wo eine Verbrauchserfassung besteht, gehört die Zwischenablesung zum Wechsel dazu. Sonst verteilen Sie den Verbrauch zweier Haushalte rein rechnerisch, obwohl der eine im Winter geheizt hat und der andere im Sommer.
Die Schlussabrechnung lässt sich praktisch nie am Auszugstag erstellen, weil die Rechnungen der Gemeinde und des Energieversorgers erst nach Jahresende vorliegen. Sagen Sie das beim Auszug gleich, dann fragt niemand dreimal nach. Das betrifft auch das Mietzinsdepot, das deshalb oft länger offen bleibt, als beiden Seiten lieb ist.

Ein Sonderfall zum Schluss: Sie vermieten eine Stockwerkeigentumswohnung. Dann erhalten Sie einmal jährlich die Abrechnung der Gemeinschaft, und es liegt nahe, sie als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung Ihrer Mietpartei zu nehmen. Die beiden Abrechnungen folgen aber nicht denselben Regeln. Gegenüber Ihrer Mietpartei gilt das Mietrecht: Überwälzbar ist, was mit dem Gebrauch zusammenhängt und im Mietvertrag einzeln vereinbart ist. Was Sie als Stockwerkeigentümerin gegenüber der Gemeinschaft schulden, richtet sich nach anderen Bestimmungen und deckt sich damit nicht automatisch. Halten Sie die Positionen der Gemeinschaftsabrechnung einzeln gegen Ihren Mietvertrag, und ziehen Sie im Zweifel eine Fachperson bei. Wir verwalten Stockwerkeigentum und bewirtschaften Mietliegenschaften. Wo beides zusammentrifft, sind es genau diese zwei Abrechnungen, die auseinanderlaufen können.

Zwischenfazit: Den laufenden Betrieb dürfen Sie überwälzen, die Substanz tragen Sie. Die Verwaltungskosten für das Erstellen der Abrechnung dürfen Sie anrechnen, die Reparatur der Heizung nicht. Den Verteilschlüssel gibt Ihr Mietvertrag vor, nicht die Verordnung.

Bleibt die Frage, bis wann das alles auf dem Tisch liegen muss.

Gibt es eine Frist für die Nebenkostenabrechnung?

Nein. Weder das Obligationenrecht noch die VMWG sehen eine Abrechnungsfrist vor, deren Versäumnis den Anspruch kostet. Verlangt ist nach Art. 4 Abs. 1 VMWG, dass Sie jährlich mindestens einmal abrechnen und die Abrechnung vorlegen. Die verbreitete Sechsmonatsfrist ist eine Branchenübung ohne Fundstelle im Gesetz (Stand 26.08.2026).

Der Wortlaut ist eindeutig. Art. 4 Abs. 1 VMWG verlangt: «Erhebt der Vermieter die Nebenkosten aufgrund einer Abrechnung, muss er diese jährlich mindestens einmal erstellen und dem Mieter vorlegen.» Damit ist der Turnus geregelt. Ein Rechtsverlust ist daran nicht geknüpft. Eine Sechsmonatsfrist ist dort nicht vorgesehen, und auch die Themenseite der Zürcher Gerichte nennt keine solche Frist.

Aufschlussreich ist, woher die Zahl kommt: Der Mieterinnen- und Mieterverband bezeichnet die sechs Monate selbst ausdrücklich als ungeschriebene Regel. Es ist eine Branchenübung. Sie wird vielerorts als Rechtspflicht wiedergegeben. Der Verband vertritt die Interessen der Mieterschaft; für eine Rechtsaussage ist er keine tragende Quelle, für die Einordnung dieser Zahl aber genau der Punkt.

Davon zu trennen ist die Verjährung, und das sind zwei verschiedene Fragen. Art. 128 Ziff. 1 des Obligationenrechts sieht für «Miet-, Pacht- und Kapitalzinse sowie für andere periodische Leistungen» eine Verjährungsfrist von fünf Jahren vor; nach Art. 130 Abs. 1 OR beginnt die Verjährung mit der Fälligkeit der Forderung. Wie eine konkrete Nebenkostenforderung dabei einzuordnen ist, klärt eine Fachperson oder die Schlichtungsbehörde. Das ist eine Rechtsfrage, und keine, die eine Bewirtschafterin für Sie beantwortet.

Was heisst das praktisch? Dass Sie Spielraum haben und ihn trotzdem nicht ausreizen sollten. Eine Abrechnung, die zwei Jahre alt ist, wenn sie zugestellt wird, ist rechtlich nicht automatisch verloren. Sie ist aber schwer erklärbar, schwer belegbar, und sie trifft auf eine Mietpartei, die die Wohnung womöglich längst verlassen hat. Empfehlenswert ist, zeitnah nach Abschluss der Heizperiode abzurechnen, nicht weil ein Gesetz es verlangt, sondern weil eine Abrechnung, die nah am Verbrauch liegt, seltener bestritten wird.

Eine Position bleibt bei alldem aussen vor, und sie trifft im Zürcher Oberland häufiger als anderswo: die leer stehende Wohnung.

Leerstand, Heizkosten und das Zürcher Oberland

Für Eigentümerinnen und Eigentümer im Zürcher Oberland hat das Thema eine Seite, die unmittelbar Geld bedeutet.

Die Verordnung regelt in Art. 7 Abs. 1 VMWG einen Fall, an den bei der Vertragsgestaltung selten jemand denkt: «Die Heizungskosten für nicht vermietete Wohn- und Geschäftsräume trägt der Vermieter.» Steht eine Wohnung leer, verteilen Sie die auf sie entfallenden Heizkosten also nicht auf die übrigen Mietparteien. Sie tragen sie selbst.

Absatz 2 kennt dazu eine Sonderregel, aber nur unter zwei Bedingungen: Es dürfen keine Geräte zur Erfassung des Wärmeverbrauchs installiert sein, und die Räume müssen nachweisbar nur zur Verhinderung von Frostschäden geheizt worden sein. Dann beträgt der Anteil «in der Regel» ein Drittel bei Zwei- bis Dreifamilienhäusern, die Hälfte bei Vier- bis Achtfamilienhäusern und zwei Drittel bei grösseren Gebäuden sowie Büro- und Geschäftshäusern. Wie das in einem konkreten Fall anzuwenden ist, gehört an eine Fachperson; die beiden Bedingungen und das «in der Regel» sollten Sie aber kennen, bevor Sie sich auf die Bruchteile verlassen.

Das Amt für Statistik und Daten des Kantons Zürich zählte in seiner Leerwohnungszählung per 1. Juni 2026 im Kanton 4189 leer stehende Wohnungen. Die Zahlen dazu:

	Leerwohnungsziffer per 1. Juni 2026
Kanton Zürich	0,52 Prozent (Vorjahr 0,48)
statistische Region Oberland	0,95 Prozent, der höchste Wert im Kanton
statistische Region Pfannenstiel	0,90 Prozent
Anteil Mietwohnungen am Leerstand	mehr als 75 Prozent

Ein Hinweis zum Lesen dieser Zahlen, damit sie nicht mehr sagen, als sie hergeben. «Oberland» ist eine statistische Region; ein einzelner Bezirkswert lässt sich daraus nicht ablesen. Und die Leerwohnungsziffer ist ein Anteil am Wohnungsbestand an einem Stichtag, keine Aussage darüber, wie oft eine bestimmte Liegenschaft betroffen ist. Vor zehn Jahren lag die kantonale Ziffer bei 0,84 Prozent; sie ist insgesamt gesunken, während unsere Region heute darüber liegt.

Das bleibt ein tiefer Wert, von einem entspannten Markt sollte hier niemand sprechen. Für Sie als Eigentümerschaft einer Mietliegenschaft in Wetzikon, Hinwil, Uster oder Pfäffikon ZH heisst es trotzdem etwas Konkretes: In der Region Oberland steht ein grösserer Anteil des Wohnungsbestands leer als im kantonalen Mittel, und mehr als drei Viertel davon sind Mietwohnungen. Art. 7 Abs. 1 VMWG ist hier also häufiger ein realer Kostenposten als anderswo im Kanton.

Dazu eine zweite Zahl: 71 Prozent der Haushalte im Kanton Zürich wohnen zur Miete. Die Angabe bezieht sich auf Haushalte, nicht auf den Wohnungsbestand (Amt für Statistik und Daten, Kanton Zürich, auf Basis der BFS-Strukturerhebung 2022-2024). Nebenkosten betreffen damit die Mehrheit der Zürcher Haushalte.

Nebenbei, weil es zur Leerstandszahl gehört: Erhoben wird sie jeweils am 1. Juni, also mitten in der ruhigen Zeit des Wohnungsmarkts. Wer im Herbst ein Inserat aufgibt und den Eindruck hat, es gehe zäher als auch schon, liest in dieser Statistik nicht zwingend seinen eigenen Fall. Sie ist eine Momentaufnahme an einem Stichtag.

Noch ein regionaler Punkt: Endet eine Auseinandersetzung über die Abrechnung nicht im Gespräch, ist die Schlichtungsbehörde am Ort der Mietsache zuständig (Art. 33 ZPO). Nach der Übersicht der Zürcher Gerichte bestehen im Kanton zwölf solche Behörden, je einem Bezirksgericht angegliedert, darunter Hinwil, Uster und Pfäffikon. Für das Zürcher Oberland sind das drei Anlaufstellen, die man kennen sollte, bevor man sie braucht. Sie sind laut den Zürcher Gerichten «paritätisch zusammengesetzt, nämlich aus einer Gerichtsschreiberin oder einem Gerichtsschreiber (Vorsitz) und je einem Vertreter von Mieter- und Vermieterorganisationen».

Wir bewirtschaften Mietliegenschaften, von Aathal-Seegräben aus. Welche Schlichtungsbehörde für Ihre Liegenschaft zuständig ist, finden Sie in der Übersicht der Zürcher Gerichte. Wie wir vor Ort arbeiten, sehen Sie auf unserer Seite zu Mietliegenschaften im Zürcher Oberland.

Zwischenfazit: Leer stehende Räume gehen bei den Heizkosten zu Ihren Lasten, nicht zu Lasten der übrigen Mietparteien. In der statistischen Region Oberland ist die Leerwohnungsziffer mit 0,95 Prozent die höchste im Kanton. Das Thema ist hier praktischer als anderswo.

Und manchmal wird die Abrechnung trotzdem beanstandet. Dann hat Ihre Mietpartei Ansprüche, die Sie besser vorher kennen.

Wenn Ihre Mieterinnen und Mieter die Abrechnung beanstanden

Irgendwann kommt der Anruf. Meist im Frühling, meist nach einer Nachzahlung, meist mit dem Satz: «Das kann doch nicht stimmen.»

Der erste Anspruch, den Ihre Mieterinnen und Mieter dann haben, ist der auf Einsicht. Nach der Darstellung der Zürcher Gerichte hat die Mietpartei Anspruch auf Einsicht in die Belege (Art. 257b Abs. 2 OR). Für die Heizungskostenrechnung präzisiert Art. 8 VMWG: Erhält die Mietpartei mit der jährlichen Heizungskostenrechnung nicht eine detaillierte Abrechnung und Aufteilung, ist auf der Rechnung ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass sie die detaillierte Abrechnung verlangen kann. Und nach Absatz 2 ist sie berechtigt, «die sachdienlichen Originalunterlagen einzusehen und über den Anfangs- und Endbestand von Heizmaterialien Auskunft zu verlangen».

Das klingt nach Aufwand. Meine Erfahrung ist das Gegenteil: Eine Abrechnung, die von Anfang an nachvollziehbar aufgebaut ist, erspart genau dieses Verfahren.

Was eine nachvollziehbare Abrechnung ausweist

die Abrechnungsperiode mit Anfangs- und Enddatum
jede Position einzeln, mit derselben Bezeichnung wie im Mietvertrag
der Verteilschlüssel und seine Bezugsgrösse
der Gesamtbetrag je Position
der Anteil der einzelnen Einheit
die geleisteten Akontozahlungen und der Saldo daraus
bei der Heizungskostenrechnung der Hinweis nach Art. 8 Abs. 1 VMWG, falls die detaillierte Aufteilung nicht beiliegt

Was Sie dafür zusammentragen

die Mietverträge mit der Nebenkostenklausel
die Brennstoff- und Energierechnungen sowie den Anfangs- und Endbestand des Heizmaterials
die Service- und Wartungsverträge der Heizungs- und Warmwasseranlage
die Wasser-, Abwasser- und Kehrichtabrechnungen der Gemeinde
die Hauswartabrechnung
die Ablesungsprotokolle, wo eine Verbrauchserfassung besteht
die Mutationsliste des Jahres mit allen Ein- und Auszügen

Wer diese Unterlagen einmal beisammen hat, tut sich im Folgejahr deutlich leichter. Und wer eine Abrechnung liest, die er nachrechnen kann, ruft seltener an.

Führt das Gespräch nicht weiter, geht es an die Schlichtungsbehörde am Ort der Mietsache. Das ist ein geordneter Weg. Aber es ist ein Weg, auf dem Sie Ihre Vertragsgrundlage und Ihre Belege brauchen. Beides lässt sich nicht rückwirkend herstellen.

Wie aufwendig die Abrechnung ist, hängt von der Liegenschaft ab. Bei einem Mehrfamilienhaus mit wechselnden Mietverhältnissen, unterjährigen Ein- und Auszügen, Verbrauchserfassung und Handwerkerrechnungen, die richtig zugeordnet werden müssen, ist es eine Buchhaltungsaufgabe mit Fristen und Rechtsfolgen. Genau das gehört bei uns zur Bewirtschaftung von Mietliegenschaften: Mietersuche, Betreuung der Mieterinnen und Mieter, Koordination des Unterhalts und die Buchhaltung einschliesslich der jährlichen Heiz- und Nebenkostenabrechnung.

Und weil wir Mietliegenschaften selbst bewirtschaften, kennen wir diese Unterlagen auch von der anderen Seite: Wenn Sie später einmal Ihre vermietete Liegenschaft verkaufen, gehören saubere Nebenkostenabrechnungen zu den Unterlagen, nach denen die Käuferschaft fragt.

Zwischenfazit: Eine nachvollziehbar aufgebaute Abrechnung erspart Ihnen das Einsichtsverfahren. Was sie nicht ersetzt, sind die Vertragsgrundlage und die Belege, und beide lassen sich nicht rückwirkend herstellen.

Sie möchten die Bewirtschaftung abgeben, samt der jährlichen Heiz- und Nebenkostenabrechnung? Schildern Sie uns kurz Ihre Liegenschaft, und Sie erhalten eine schriftliche Offerte für die Bewirtschaftung Ihrer Liegenschaft mit den enthaltenen Leistungen.

Häufige Fragen

Muss ich als Vermieter jedes Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen? Wenn Sie die Nebenkosten aufgrund einer Abrechnung erheben, also mit Akontozahlungen: ja. Art. 4 Abs. 1 VMWG verlangt, dass Sie die Abrechnung «jährlich mindestens einmal» erstellen und der Mietpartei vorlegen. Bei einer vereinbarten Pauschale entfällt die Abrechnung; dafür können Sie auch nichts nachfordern.

Was passiert, wenn im Mietvertrag nur «übrige Nebenkosten» steht? Nach der Darstellung der Zürcher Gerichte müssen die separat verrechneten Leistungen einzeln genau aufgeführt werden, und Sammelbezeichnungen sind unbeachtlich. Eine solche Klausel trägt die darunter abgerechneten Positionen also nicht. Nachträglich lässt sich das nur über eine Vertragsänderung korrigieren; führt sie zu einer Mehrbelastung, ist das Verfahren für Mietzinserhöhungen einzuhalten.

Darf ich die Kosten für das Erstellen der Abrechnung verrechnen? Ja. Art. 4 Abs. 3 VMWG hält fest, dass die für die Erstellung der Abrechnung entstehenden Verwaltungskosten «nach Aufwand oder im Rahmen der üblichen Ansätze angerechnet werden» dürfen. Für die Verwaltungsarbeit rund um den Betrieb der Heizungsanlage gilt dasselbe (Art. 5 Abs. 2 lit. i und Abs. 3 VMWG). Vorausgesetzt bleibt auch hier, dass die Position im Mietvertrag vereinbart ist.

Wer trägt die Heizkosten für eine leer stehende Wohnung? Sie. Art. 7 Abs. 1 VMWG bestimmt, dass die Heizungskosten für nicht vermietete Wohn- und Geschäftsräume die Vermieterschaft trägt. Eine gestaffelte Sonderregel in Absatz 2 greift nur, wenn keine Geräte zur Erfassung des Wärmeverbrauchs installiert sind und die Räume nachweisbar nur zur Verhinderung von Frostschäden geheizt wurden.

Gibt es eine Frist von sechs Monaten für die Nebenkostenabrechnung? Nein, eine solche gesetzliche Frist ist in der VMWG nicht vorgesehen, und die Themenseite der Zürcher Gerichte nennt sie ebenfalls nicht (Stand 26.08.2026). Verlangt ist die jährliche Abrechnung nach Art. 4 Abs. 1 VMWG. Der Mieterinnen- und Mieterverband selbst bezeichnet die sechs Monate als ungeschriebene Regel.

Muss ich als Vermieter die Belege zeigen? Ja. Die Mietpartei hat Anspruch auf Einsicht in die Belege (Art. 257b Abs. 2 OR). Für die Heizungskostenrechnung kommt Art. 8 VMWG dazu: Fehlt eine detaillierte Abrechnung und Aufteilung, muss auf der Rechnung ausdrücklich stehen, dass die detaillierte Abrechnung verlangt werden kann; zudem dürfen die sachdienlichen Originalunterlagen eingesehen und Auskunft über den Anfangs- und Endbestand der Heizmaterialien verlangt werden.

An wen wende ich mich, wenn wir uns nicht einigen? An die Schlichtungsbehörde in Miet- und Pachtsachen am Ort der Mietsache (Art. 33 ZPO). Im Kanton Zürich gibt es zwölf davon, je einem Bezirksgericht angegliedert; für das Zürcher Oberland sind das Hinwil, Uster und Pfäffikon. Für eine rechtliche Beurteilung Ihres Falls ziehen Sie eine Fachperson bei. Wir bewirtschaften Liegenschaften, wir beraten nicht rechtlich.

Über die Autorin

Susann Homberger ist Geschäftsinhaberin der SH Immo GmbH in Aathal-Seegräben (Handelsregister des Kantons Zürich, UID CHE-455.115.896). Sie ist eidg. dipl. Immobilienvermarkterin und war 15 Jahre in der Immobilienbranche tätig, bevor sie 2022 ihr eigenes Unternehmen gründete. Sie begleitet Eigentümerinnen und Eigentümer im Zürcher Oberland, im Glattal und in der Agglomeration Zürich persönlich, beim Verkauf ebenso wie bei der Bewirtschaftung von Mietliegenschaften und der Verwaltung von Stockwerkeigentum.

Stand dieses Beitrags: 26. August 2026. Rechtsgrundlagen: OR (SR 220) und VMWG (SR 221.213.11, Stand 1. Oktober 2025). Dieser Beitrag informiert und ersetzt keine Rechtsauskunft.

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